一、客户简介

杭州桑美控股有限责任公司总部坐落于杭州余杭，是覆盖纸艺文创、家居饰品、跨境电商、品牌运营、供应链服务的综合性控股集团，旗下拥有桑美实业等多家生产、外贸子公司，业务涵盖产品研发、工厂生产、跨境线上线下销售全链路。集团采购品类跨度极大，包含纸材、塑胶、五金、包装耗材、生产设备、跨境物流配套、办公软硬件、品牌宣传物料、外贸服务等上百类物资，同时对接原材料工厂、设备厂商、外贸服务商、广告供应商数百家合作主体。

集团实行 "总部统筹管控 + 各子公司自主执行" 双层采购模式，总部负责战略集采、供应商准入、成本管控，各生产、电商子公司按需提报零散采购需求。随着跨境订单持续扩容、旗下业务板块不断增加，多层级采购流程不统一、表单字段不符合行业需求、审批链路冗长、数据分散等问题持续凸显，集团亟需一套标准化、支持灵活自定义的 SRM 系统统一全集团采购管理。经过多轮产品功能、定制化能力对比，集团最终落地鲸采云 SRM ，基于系统原生自定义能力，适配集团专属字段、分层审核流程，完成全集团采购数字化统一升级。

二、项目背景

桑美控股原有采购依靠 Excel 台账 + 线下纸质单据、各子公司独立走审批的管理模式，无统一线上采购平台。各业务板块采购表单、审批节点完全不统一：生产原材料采购、跨境配套采购、行政物资采购共用简易表格，缺少文创、外贸行业专属登记字段；审批流程一刀切，大额集采、小额零星采购、紧急生产物料采购共用同一长审批链路，效率低下。

同时集团采购数据分散在各子公司行政、采购人员本地表格，总部无法实时汇总全集团采购支出、供应商履约数据，集采议价、成本管控缺少数据支撑；原有系统不支持自定义表单、流程，想要适配集团内部管理规范只能高额二次开发，落地周期长。为兼顾标准化基础采购能力与集团个性化管理要求，桑美控股选用鲸采云 SRM ，依托系统内置自定义能力，配置专属采购字段、分层差异化审核流程，搭建集团一体化线上采购平台，打通总部与各子公司采购协同链路。

三、业务挑战

结合控股集团多层级架构、多品类跨境文创业务特点，传统采购管理暴露出五大核心痛点：

1. 采购表单无专属字段，台账信息残缺：通用表格仅基础物料名称、金额字段，缺少集团业务必需字段，如外贸报关编码、纸材克重、跨境包装规格、供应商账期、样品送检编号、出口批次等关键信息，采购、对账、质检、报关时需要额外手工补充，台账不完整，溯源核查耗时久。
2. 审批流程一刀切，区分度不足：所有采购申请共用一套多层审批流程，小额办公用品、紧急生产耗材也要走完总部总监、财务总审全链路，审批周期长达 3-5 天，耽误生产排期与跨境备货；大额战略集采又缺少多级风控审核节点，成本、合规管控存在漏洞。
3. 集团采购分散，无法集中管控：各子公司独立记录供应商、采购订单，总部无法实时汇总全集团采购量，无法整合需求和上游原材料厂商谈集采优惠；供应商资质、履约记录分档存放，优质供应商无法全集团共享。
4. 线下单据流转，数据无法实时汇总：需求、比价、合同、入库单据全部线下传递，月度采购成本、各子公司支出、物料消耗只能人工汇总报表，数据滞后 1 个月以上，管理层无法实时把控采购预算与成本波动。
5. 定制开发成本高，迭代响应慢：此前调研多款采购系统无法自定义表单、审批链路，如需适配桑美控股集团管理规范，需要单独定制开发，周期长、费用高，后续业务板块新增后无法快速调整字段与流程。

四、解决方案

鲸采云 SRM 原生搭载表单、流程自定义引擎，无需深度二次开发，贴合桑美控股集团多层级、多品类采购场景，完成专属字段配置、差异化审核流程搭建，覆盖需求、寻源、订单、入库、供应商、报表全模块落地。

（一）自定义专属表单字段，适配文创跨境采购场景

基于基础台账框架，为桑美控股新增集团专属自定义字段，覆盖全采购类型： 原材料采购表单新增纸材克重、材质等级、样品编号、环保检测编号； 跨境配套采购新增报关编码、出口批次、物流服务商、外汇结算周期； 设备 / 服务采购新增维保周期、验收标准、项目归属子公司； 所有自定义字段支持必填 / 选填配置、文本 / 数字 / 下拉选项格式管控，采购人员提报需求时一次性完善全维度信息，电子台账完整留存，报关、质检、财务对账无需补充资料。 同时支持按采购品类区分表单模板，原材料、跨境物资、行政耗材分开填报，减少无效信息填写。

（二）搭建分层差异化审核流程，区分采购额度与紧急度

依托系统流程自定义功能，配置三套独立审批链路，适配集团分级管控规则：

• 小额零星采购流程：采购金额阈值以内，仅子公司采购、部门负责人两级审批，跳过总部高层节点，紧急物料开通绿色通道，1 个工作日内完成审批；
• 常规批量采购流程：中等额度物料，子公司 + 总部采购主管两级审核，兼顾效率与管控；
• 大额战略集采流程：设定大额阈值，自动触发多层审核，增加集团成本、财务、分管领导审批节点，同步附上比价、供应商资质附件，强化集采风控。

系统自动根据采购金额、物料类型匹配对应审批流，无需人工切换流程，平衡审批效率与合规管控。

（三）集团统一采购中台，统筹各子公司业务

搭建 "总部 - 子公司" 多级组织架构，各旗下实业、电商公司独立账号权限，所有采购需求、订单、供应商统一归集至集团后台。总部可一键汇总全集团同类物料采购总量，整合需求开展集中询比价，提升集采议价能力；统一集团供应商资源池，合格供应商全子公司可见，避免重复开发供应商。系统区分子公司数据权限，各单位仅查看自身采购数据，总部拥有全局查看、统计权限，兼顾分权使用与集团统筹。

（四）全流程线上闭环，自动生成集团采购报表

采购需求、在线询比价、电子合同、送货确认、入库登记全部线上流转，单据自动关联对应自定义字段信息，形成完整电子档案。系统内置多维度自定义报表模板，可按子公司、采购品类、金额周期、供应商自动统计采购支出、交付准时率、成本占比，数据实时更新，管理层随时导出集团采购分析报表，替代人工 Excel 汇总。

（五）轻量化落地，灵活迭代适配业务扩张

整套方案基于鲸采云 SRM 搭建，仅通过后台可视化配置完成字段、流程调整，无定制开发成本；后续集团新增业务板块、拓展采购品类时，管理员可自主新增字段、修改审批节点，当天完成流程调整，快速适配企业业务迭代，大幅降低后期运维、改造投入。

五、项目总结

桑美控股落地鲸采云 SRM 并完成专属字段、审批流程自定义配置后，集团多层级多元化采购管理难题得到全面解决，数字化落地成效清晰：

1. 采购台账信息标准化、完整度大幅提升。专属自定义字段覆盖文创、跨境全部业务信息，采购、报关、质检、对账无需补充线下资料，单据溯源效率提升 80%，全流程电子档案满足集团内审要求。
2. 差异化审批流程兼顾效率与风控。小额、紧急采购审批周期大幅缩短，不耽误生产与跨境备货；大额集采多层审核筑牢成本合规防线，平衡分权执行与总部管控。
3. 集团采购统筹能力显著增强。统一供应商资源池、全局采购数据实时汇总，总部可整合全集团需求集中议价，有效降低原材料、配套物资综合采购成本，供应商资源充分盘活。
4. 轻量化落地降低数字化投入。依托原生自定义能力，无需高额定制开发，后续业务拓展可自主调整表单流程，迭代灵活、运维成本更低。

鲸采云 SRM 依托灵活可配置的底层能力，适配桑美控股集团多元化、多层级采购管理需求，用标准化产品实现集团个性化采购管控，完成全集团采购业务数字化统一升级。后续双方将持续优化集采报表、供应商绩效模块，以数字化采购平台支撑集团文创、跨境业务持续扩张。