一、客户简介

上海松耐智能设备有限公司专注工业智能自动化设备、精密工装夹具、成套产线装备研发制造，业务覆盖汽车零部件、新能源、3C 电子等行业智能产线定制，企业采购体系复杂，包含设备核心零部件、加工原材料、外协加工费、物流运输、检测服务费、包装杂费等多类采购配套费用。

公司采购、财务长期存在费用与订单割裂痛点：原材料、设备采购订单外附带物流、加工、检测各类杂项费用，以往费用单据独立存档，无法和对应采购订单绑定，财务核算时只能手工合并计算真实采购成本，对账工作量大、成本数据失真。为搭建可自定义费用关联、精准核算订单总成本的数字化采购平台，企业经过多轮产品功能、定制开发能力对比，最终落地鲸采云 SRM ，通过专属费用单定制开发，实现费用单据一键关联采购订单，订单页面同时展示订单原始金额、合并费用后总金额，打通采购、财务成本核算全链路。

二、项目背景

松耐智能装备定制化订单占比高，每笔设备、原材料采购均会产生运输、外协加工、第三方检测、包装等配套杂费，原有线下采购管理模式存在明显业财断层：

1. 采购订单与各类费用单据相互独立，无线上绑定渠道，财务每月需要翻找纸质单据人工匹配订单，核对周期长达十余天；
2. 无法直观区分订单裸价与含杂费总成本，管理层查看采购报表只能看到物料订单金额，真实投入成本无法实时统计；
3. 杂费归集无标准化线上单据，物流、检测、加工费用台账分散，内审、成本复盘缺少完整关联凭证；
4. 采购、财务数据未联动，费用分摊、订单总成本核算全靠 Excel 手工计算，易出现计算错误，成本管控缺少数据支撑。

为解决费用归集、订单成本可视化核算核心痛点，松耐智能选用鲸采云 SRM ，依托平台定制开发能力配置专属费用单模块，实现费用单据一键关联采购订单，订单页面同时展示订单原始金额、合并费用后总金额，构建采购业务与财务成本核算一体化线上体系。

三、业务挑战

结合智能装备非标采购、杂费类型多、成本核算要求高的业务特点，原有线下采购模式暴露四大核心痛点：

1. 费用单据与采购订单无绑定关系，对账效率极低
   物流费、外协加工费、检测费等各类费用单独走线下审批，和对应采购订单无线上关联标识，财务核算时需要跨部门收集单据人工匹配，每月对账占用大量人力，跨订单混淆、单据丢失问题频发。
2. 订单金额展示单一，无法直观查看真实采购总成本
   传统采购台账仅记录物料 / 设备原始订单金额，各类配套杂费无法自动叠加，管理层、财务无法在订单页面一键查看合并费用后的实际支出，成本统计滞后、数据不准确。
3. 无标准化线上费用单，杂费台账零散难追溯
   各类配套费用无统一线上填报模板，全部依靠 Excel 手工记录，费用发生时间、对应订单、收费单位、费用类型记录混乱，成本复盘、税务核查、内部审计时无法快速调取完整订单 + 费用凭证链。
4. 成本核算依赖手工计算，数据差错风险高
   财务人员每月手工汇总各订单杂费，叠加订单原金额核算总成本，多批次、多类型杂费叠加计算极易出现数值错误，无法精准统计单台装备、单批次原材料真实采购投入，成本管控缺少可靠数字化依据。

四、解决方案

鲸采云基于 SRM 底层定制开发能力，为上海松耐智能配置专属费用单管理模块，搭建「费用单关联采购订单、双金额同步展示」核心业务流程，完整覆盖采购寻源、订单履约、费用归集、财务核算全场景。

（一）标准化自定义费用单模块搭建

• 在系统内新增独立费用单菜单，支持物流费、外协加工费、第三方检测费、包装费、装卸费等多类费用模板自定义，单据内置费用类型、收费供应商、费用金额、发票信息、付款周期、对应采购单号核心字段；
• 费用单线上发起、多级审批，可上传物流单、检测报告、外协结算单等附件，所有费用单据统一归档形成电子化台账，替代零散 Excel 手工记录。

（二）费用单与采购订单双向关联机制

• 新建费用单时，可通过单号、物料名称、供应商检索绑定对应采购订单，支持一单多费用、一费用单对应多采购订单灵活关联；
• 完成费用单审批归档后，系统自动反向同步至对应采购订单页面，建立双向数据关联链路，从订单可跳转查看全部关联费用明细，从费用单可快速溯源对应采购合同、物料明细；
• 关联关系永久留存，支持按订单、供应商、费用类型筛选检索，内审、成本复盘一键调取完整业务凭证链。

（三）采购订单双金额可视化展示

• 采购订单详情页增设双金额展示区域，系统自动实时计算、同步两类数据：
• 订单原金额：采购合同 / 下单时物料、设备基础裸价，不包含任何配套杂费；
• 合并费用后总金额：订单原始金额 + 所有已关联生效费用单合计金额；
• 两类金额同步显示在订单头部、报表字段，数据实时更新，新增 / 作废费用单后自动重算合并总金额，无需人工加减计算，管理层、财务打开订单即可直观掌握真实采购投入成本。

（四）全采购流程配套能力支撑

• 全链路线上采购闭环：覆盖采购需求、询比价、招投标、合同、订单、收货入库全线上流程，供应商线上协同报价、确认订单，业务数据统一沉淀；
• 供应商全生命周期管理：供应商准入、资质存档、履约考核线上化，同步归集物料采购、配套费用合作数据，优化供应链议价；
• 业财数据报表自动生成：系统自动按订单、项目、供应商统计原金额、各类杂费、合并总成本，输出成本分析、应付账款多维度可视化报表，一键导出供财务做账；
• 灵活流程自定义：费用单、采购订单审批节点、字段、权限可按需调整，适配装备企业新增杂费类型、财务审批规则迭代需求；
• 完整审计追踪：费用关联操作、金额变更、单据审批全流程留痕，所有修改记录可查询，满足企业内审、税务核查合规要求。

（五）财务核算协同优化

• 财务人员无需手工汇总杂费，系统自动提取订单原金额、各类费用明细、合并总金额，直接作为成本核算、应付账款计提依据；
• 费用单、采购订单、入库单三单关联匹配，大幅降低月末对账工作量，从源头减少成本核算差错。

五、项目总结

上海松耐智能落地鲸采云 SRM ，通过定制费用单及订单双金额展示功能，彻底解决杂费归集难、采购成本核算失真核心痛点，数字化采购落地价值显著：

1. 标准化线上费用单替代零散手工台账，所有物流、外协、检测杂费线上审批归档，一键绑定对应采购订单，单据匹配对账效率大幅提升，彻底杜绝单据丢失、跨订单混淆问题。
2. 订单同步展示原始金额与合并费用总金额，系统自动核算真实采购成本，无需财务人工汇总计算，成本数据实时精准，管理层可随时掌握每笔装备、物料完整投入支出。
3. 采购订单与费用双向关联、全程留痕，完整业务凭证链一键调取，内部审计、税务核查、项目成本复盘工作难度大幅降低，满足企业合规管控要求。
4. 依托鲸采云定制开发能力，可灵活新增杂费模板、调整关联规则，适配装备制造非标采购业务持续扩张需求，业财数据自动联动，财务月末核算人力成本显著下降。

鲸采云 SRM凭借灵活定制开发能力与完整采购全流程体系，适配智能装备制造企业多杂费、精准成本核算业务场景，为松耐智能搭建采购业务与财务成本一体化数字化采购平台，持续助力企业精细化成本管控。