一、客户简介

厦门元初食品股份有限公司，是国内知名社区生鲜连锁零售企业，定位 “健康三餐提供者”，主打自有品牌生鲜食品，国内布局厦门、深圳、泉州、大连等多地门店，同时拓展北美海外门店，拥有自有总仓与多区域仓储网点，合作上千家海内外供应商，形成全球直采、仓储配送、终端门店销售的完整业务链条。

企业业务场景复杂，一方面存在大量供应商寻源、物资采购工作；另一方面，分布在总仓及各线下门店的固定资产体量庞大，包含冷链冷库设备、冷藏冷冻柜、熟食加工设备、收银 POS 设备、仓储货架、运输设备、办公 IT 资产；同时门店、仓库消耗大量包装物料、清洁物料、加工耗材、运营低值耗材。随着门店持续拓展，采购业务、固定资产、低值耗材三类业务分散管理，依靠 Excel、线下单据处理，管理压力越来越大。

经过多轮产品对比、业务场景验证，元初食品选择落地鲸采云 SRM 采购管理系统，联动易点易动资产管理、耗材管理模块，打通采购、资产、耗材全业务链路，构建适配生鲜连锁零售企业的一体化数字化管理平台。

二、项目背景

生鲜连锁零售行业，采购、固定资产、低值耗材三者业务紧密关联：门店、仓库的设备大多来自集中采购；耗材属于高频消耗物资，同样通过采购向供应商下单；采购到货之后，一部分转为固定资产入库建档，一部分直接作为耗材入库领用。

上线系统之前，元初食品采购、资产、耗材三套业务相互独立运行。采购业务依靠邮件、Excel、线下纸质单据和上千家海内外供应商开展询比价、下单、对账；采购到货之后，设备类物资需要行政人员手工复制信息录入资产台账；各类包装、加工、运营耗材单独做手工库存登记。

各门店分散运营，仓库、门店设备盘点依靠人工填表上报；耗材领用、消耗统计靠线下登记，总部很难实时掌握全国各门店耗材消耗水平。采购单据、资产卡片、耗材台账之间没有数据联动，大量工作依靠人工二次转录，容易出现错记、漏记；月末采购对账、资产盘点、耗材成本统计需要多部门汇总表格，耗费大量人力，也不利于集团层面进行成本管控。

为解决采购寻源管控、集团固定资产全生命周期管理、低值耗材出入库消耗管控，打通采购‑资产‑耗材业务链路，消除业务数据孤岛，元初食品引入鲸采云 SRM 采购管理系统，配套资产管理、耗材管理模块，实现从供应商管理、采购寻源、订单履约，到资产建档、耗材出入库领用的一体化闭环管理。

三、业务挑战

结合社区生鲜连锁零售多门店、多仓库、多品类、海内外采购的业务特点，传统分散管理模式暴露出六大核心痛点：

1. 供应商数量多，海内外采购流程不规范，对账效率低
   元初食品对接上千家国内外供应商，既有国内食材设备供应商，也有海外直采合作厂商。采购询比价、订单下达、到货确认、对账结算大量依靠邮件和表格；采购单据版本杂乱，缺少线上统一归档；月末和大量供应商对账，人工核对订单、送货、发票信息，工作量大，容易出现差异。
2. 采购与资产台账割裂，设备到货建卡效率低
   总部集中采购冷链柜、加工设备、POS 机等固定资产，收货之后，采购单据无法自动生成资产卡片，需要行政人员手工复制采购信息录入资产台账，容易出现漏建卡片、信息录入错误；设备下发到各个门店，流转去向缺少线上完整跟踪。
3. 多门店多仓库资产分散，盘点管控难度大
   固定资产分布在集团总仓和全国数十家线下门店，冷链设备、熟食设备、收银设备数量庞大。传统模式下各门店手工填报盘点表，再汇总到集团，汇总周期长；集团很难实时掌握每台设备存放位置、使用状态，设备故障、维保记录线下零散记录，不便于统一运维管理。
4. 低值耗材品类多、消耗快，各门店耗材难以精细化管控
   包装物料、清洁耗材、熟食加工耗材、门店运营低值耗材品类繁多，各门店按需申领；此前耗材入库、领用、消耗全部线下登记，总部无法实时查看各门店耗材库存余量、月度消耗情况，容易出现部分门店耗材积压、部分门店短缺，耗材成本难以精准归集核算。
5. 采购、资产、耗材数据相互独立，形成业务孤岛
   采购、资产、耗材三套业务没有打通。采购收货既会产生固定资产，也会产生耗材库存，但是数据不能自动流转；采购数据、资产变动数据、耗材消耗数据需要分别导出，再人工汇总用于财务成本核算，数据不同步，增加财务月末核算压力。
6. 业务扩张快，需要平台具备灵活扩展能力
   门店持续新开、供应商持续新增，采购品类、资产类型、耗材物料持续迭代，需要系统可以适配连锁零售快速拓展，支持流程调整、报表自定义，匹配业务持续变化。

四、解决方案

元初食品选用鲸采云 SRM 采购管理系统，联动资产管理模块、耗材管理模块，打通采购‑资产‑耗材业务链路，实现供应商管理、采购寻源、订单履约、收货处理、资产建档入库、耗材出入库领用全流程线上闭环，打破业务之间的数据孤岛。

（一）鲸采云 SRM 采购管理模块落地

完整启用鲸采云 SRM 采购全链路能力，覆盖供应商全生命周期管理、采购申请、询比价、招标竞价、采购订单、合同管理、收货确认、对账、付款申请、供应商绩效评价。

支持海内外供应商档案统一维护，供应商准入、资质审核线上完成；询比价、采购订单线上下达，供应商在线确认订单；采购收货单据线上留存，订单、送货单、对账单线上匹配；所有采购相关单据统一归档，月末线上完成供应商对账，大幅降低跨大量供应商对账的人工成本。

（二）资产管理模块落地

适配生鲜连锁集团化管理，搭建集团‑总仓‑门店多级组织架构，实现固定资产全生命周期管理。

覆盖资产入库、领用退库、跨门店 / 仓库调拨、借用归还、实物与财务信息变更、维修维保登记、盘点、清理报废完整流程；支持一物一码，为冷链柜、加工设备、收银设备打印资产标签；支持网页端、手机 APP 扫码盘点，各门店可以开展自助盘点；完整留存资产全流程操作履历，集团可以查看各仓库、各门店资产分布、使用状态、维保情况。

（三）耗材管理模块落地

针对包装物料、加工耗材、清洁运营耗材，搭建完整耗材库存管理体系。支持耗材入库、出库、门店申领、退库、库存调拨、库存盘点；设置库存上下限预警；系统记录每一笔耗材领用，统计各门店耗材月度消耗数据；配套多维度耗材分析报表，集团可查看不同门店耗材领用、消耗、结余情况，支撑耗材成本统计分析。

（四）打通采购‑资产‑耗材业务链路，实现数据自动流转

通过系统业务配置，打通 SRM 采购模块与资产管理、耗材管理模块，实现业务闭环：

1. 业务部门在鲸采云 SRM 发起采购申请，完成寻源比价，下达采购订单给到供应商；
2. 供应商完成供货，业务人员在 SRM 中做采购收货确认；
3. 设备类物资：收货完成自动推送基础数据至资产管理模块，自动生成资产卡片基础信息，管理员补充信息后完成资产建档，打印标签赋码，后续可线上调拨下发到各个仓库、门店；
4. 耗材类物资：收货完成自动推送至耗材管理模块，自动生成耗材入库单，进入耗材库存；各门店线上发起耗材申领，审批完成之后办理出库；
5. 资产发生调拨、报废，耗材发生领用、退库，业务单据全部留存系统，可导出用于财务成本核算；
6. 集团管理人员可分别从 SRM 采购、资产管理、耗材管理模块，调取采购数据、资产台账、耗材消耗数据，实现三类业务数据可追溯、可联动。

（五）多级权限配置，适配集团多门店管控

按照集团总部、总仓、各门店设置分级权限：集团采购、资产管理员可以查看全量采购、资产、耗材数据；仓库管理员仅管理本仓库业务；门店人员仅可以查看本门店资产、耗材，发起资产领用报修、耗材申领，不能越权查看其他门店数据，兼顾集团统一管控与门店独立作业。

（六）移动端协同作业，适配门店现场业务

支持手机 APP 完成资产扫码盘点、资产报修；支持耗材申领、耗材库存查询；门店工作人员不用局限电脑端，在门店现场就可以完成大部分业务操作，适配零售门店一线作业场景。

五、项目总结

元初食品作为国内社区生鲜连锁代表企业，同时面对海内外复杂采购供应链、多网点集团固定资产管理、大量低值耗材门店消耗管控多重业务诉求。过去采购、资产、耗材分散依靠表格线下处理，业务割裂，人力成本高，难以支撑企业规模扩张。

鲸采云 SRM 采购管理系统联动资产管理、耗材管理模块，打通采购‑资产‑耗材完整业务链路，实现供应商寻源采购、资产全生命周期、低值耗材出入库领用一体化线上管控。方案既解决生鲜零售企业供应商管理难、对账繁琐、多网点资产盘点繁重、耗材管控粗放的共性痛点，又实现采购收货数据自动流转资产、耗材模块，打破业务孤岛，为社区生鲜、连锁零售行业采购‑资产‑耗材一体化数字化转型提供可落地的实践参考。

鲸采云依托开放平台能力、定制开发服务、成熟系统集成经验，适配元初食品海内外采购、多区域仓储、多门店资产、高频耗材消耗的复杂业务场景，为社区生鲜连锁企业搭建采购‑资产‑耗材一体化数字化管理平台，持续支撑门店扩张与管理效能提升。