提到采购管理系统，不少人第一印象是：“不就是下个订单嘛，为何如此繁琐？” 然而，企业中负责采购的人员都明白，采购并非简单的“花钱买东西”，而是企业运营的关键环节之一。

采购价高，老板不高兴，认为成本把控不力；采购滞后了，生产部门不高兴，投诉你延误生产、出货；买的不对，质检、仓库、业务都来找你事情……这些“麻烦”你碰过几桩？

可见，采购管理系统绝不是可有可无，它是企业支出管控的核心环节，降本增效的锐器。但许多人听到“系统”就犯难，不清楚它的作用，更不知道如何选择和使用。

别着急，今天我们一次性讲透采购系统的10大核心问题！

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问题一：采购管理系统到底是什么东西？

让我们先从“采购”谈起。

采购绝非简单的“花钱买东西”，企业采购的核心在于：以有限预算，通过可控手段，获得最合适的资源，确保业务持续进行、不超预算且流程合规。

而采购管理系统，则是实现采购透明、自动、高效的信息化解决方案。

所以，采购这件事要解决的是：

• 谁要买？
• 为何买？买的东西对不对？
• 价格贵不贵？是不是买重了？
• 供应商咋选？谁审批的？
• 货到没？付款没？账目对吗？

以上这些都能通过系统流程运行、清晰记录、闭环管控。它的核心价值是：让采购过程 “数字化、可视化、可风控”。

问题二：企业为啥必须用采购管理系统？用Excel为什么不行？

前几年发展初期，许多企业采购部门仅依靠Excel、邮件及微信群即可维持运作，但问题随之而来：

• 部门间信息不互通：行政、仓库、项目采购需求各自为政，供应商选择重复且价格不一；
• 审批流程冗长：员工需多次找领导签字，流程耗时数日，领导缺席则审批停滞，影响交付时间；
• 数据缺乏透明度：老板询问采购详情时，采购员需查阅多个Excel文件，难以快速给出准确答复；
• 成本控制不力：物料采购未进行比价，存在高价采购现象，缺乏有效监管。

使用采购管理系统能解决什么？

• 统一并规范采购流程；
• 实现审批自动流转，手机端一键审批；
• 实时查询采购历史数据，价格历史变化随时可查；
• 构建“需求 》审批 》下单 》对账 》收货 》付款”全流程闭环；
• 实现集中采购，降低成本、缩短采购周期、有效控制风险。

简短总结：没有系统时依赖人工，但人会出错、离职、忘记等风险；有系统则实现企业级信息留存。

问题三：采购管理系统（SRM）与ERP或进销存系统有什么不同？

这个问题经常被问，在这里我们来讲清楚。

ERP是企业资产统筹的大脑，而采购管理是它的“一部分”。

ERP和进销存系统虽也有采购模块，但更侧重于财务和入账视角，难以满足企业日益复杂的全流程采购管理需求，如：

1）核心管理对象不同

• SRM：聚焦供应商关系管理，优化采购与供应链协作；
• ERP：整合企业内部资源（如财务、生产、库存等），管理完整流程。

2）功能范围不同

• SRM：供应商评估、采购需求、寻源管理、合同管理、订单执行；
• ERP：财务、生产计划、销售、库存管理等业务。

3）实施目标不同

• SRM：降低采购成本、提升供应链效率、强化供应商合作；
• ERP：优化企业内部流程、提高资源利用率、支持决策分析。

所以，如果企业采购流程简单，且数量少，用ERP就行；但只要采购业务复杂，需要提高采购效率、降低采购成本、防范采购风险，就得用专业采购系统，或把采购系统和ERP对接起来用。

问题四：采购管理系统（SRM）的核心功能有哪些？运行流程是怎样的？

咱们来模拟一次完整采购，看看系统如何运作。

1. 采购申请

• 企业成员在线填写采购信息（如采购物品、采购原因、预算金额）并提交，系统自动触发审批流程；
• 系统依据部门、金额等信息流转到相关审批人，审批人既可用电脑，也可在手机完成审批。

2. 在线寻源

系统支持多种寻源方式：询报价、招投标和竞价。

今天我们主要讲解询报价方式，如下：

• 系统向多家供应商发送询价单，供应商在线直接报价；
• 系统自动完成比价，展示历史最低价及价格趋势，便于采购员快速确定最优供应商。

3. 采购订单&合同

选定供应商后，可快速生成采购订单或合同，提交审批并自动完成归档。

4. 供应商发货&验收入库

下单后，供应商发货，货到由仓库验收入库，系统会记录入库的物品信息，如批次、日期、验收结果等。

5. 对账&发票&付款

• 发票上传后，系统将自动执行对账操作，未收齐发票则不予付款；
• 至约定付款日，系统自动提示财务进行付款。

6. 分析报表

系统预置几十套采购业务分析报表，帮助企业加速分析过程并改善采购业务流程。

从 “买东西”到“完成付款”，整套流程实现闭环运行，数据清晰可溯。

问题五：采购管理系统（SRM）具体在哪些方面帮企业“少花钱”呢？

别整虚的，直接上实操案例。

• 比价流程自动化：原先依赖人际关系的报价模式已淘汰，现在系统支持6家供应商在线同步报价，自动生成价格排名并推荐最低价，实现价格透明化。物料单价平均降幅达10%-15%；



• 超预算预警：行政部本季度预算限额15万，若提交采购申请金额超预算（如17万），系统将自动触发“超预算”提示，并强制要求主管审批。规范采购行为，防止资源滥用；
• 防止重复采购：系统可自动判断现有物品库存及在途订单，杜绝重复购置，减少冗余。企业库存降低20%-30%，库存周转率随之提升。

长期影响：

• 供方价格下调；
• 基于数据的议价谈判；
• 以计划采购替代应急采购（降低物流成本）；
• 企业议价实力提升。

问题六：我司采购流程个性化强且复杂，采购系统可满足我司需求吗？

这个问题很尖锐且现实。

采购系统需规避两个极端情况：

一是流程过于僵化，很多功能无法适配企业流程；

二是依赖市面上的低代码平台进行搭建，看似有个简单模板，但做起来及其复杂，不是功能难以满足需求，就是用起来也不好用，最后比Excel还麻烦。

那如何选择“最合适”的系统呢？

• 审批流程灵活配置：可针对金额、物品种类等字段设置不同的审批路径；
• 模板高效复用：常用物品、供应商，支持一键生成采购订单；
• 支持多级组织：适配集团公司、分子公司及项目制公司管理需求；
• 系统集成打通：无缝对接财务/ERP、WMS、OA、费控、HR等系统。

所以，最好的采购系统是“顺应“企业流程自然适配，而非企业强行适配系统。

问题七：采购系统（SRM）对供应商的影响是什么？能约束他们吗？

答案：不仅能管，还可“筛选”。

系统可实现供应商全生命周期管理，包括：

• 供应商信息完整记录：联系人、付款账号、信用评分及合作历史，清晰可查；
• 履约情况可视：到货延迟、发错货、涨价情况均有数据支撑；
• 多维度供应商评级：基于价格、交期、退货率自动评分，优选供应商；
• 供应商在线协作：系统内完成接单、报价、发票上传，减少电话沟通。

系统推动合作从“凭感觉”转向“凭数据”，不行就替换，优者上。

问题八：系统上线后，但员工不愿使用，怎么办？

系统上线，必过“用户”这一关。

常见抗拒表现：

• “新流程复杂繁琐”；
• “之前操作自由，现在事事需审批”；
• “如果数据出错，我担责怎么办？”。

解决方案：

• 领导带头示范：老板、主管率先使用，员工将随之跟进；
• 简化、优化流程：上线前需对原流程进行梳理优化，避免将旧有问题带入新系统；
• 培训引导与激励机制：通过系统评分与绩效奖励，表彰操作优秀的员工。

通常将1-2个月为系统“磨合、稳定期”，一旦流程顺畅且效益显现后，系统黏性将随之提升。

问题九：哪些企业尤其适合用采购管理系统（SRM）？

如果你问，我是不是现在就应该上SRM系统呢？几个标准供你参考：

• 年采购金额超400万；
• 供应商达20家以上；
• 标准化程度低，物料种类超50种；
• 需求提报部门多，或采购频次高，线下协同工作量大；
• 对成本和采购合规性要求高；
• 常接受审计，需留存合规记录。

只要符合以上2条，就需要考虑上线采购系统。

问题十：如何挑选采购管理系统？有哪些厂商推荐？

我来告诉你，选择系统关键看五点：

1. 功能是否适配

能否支持询报价、竞价等多种寻源方式，合同订单以及灵活好用的审批流程。

2. 是否与行业匹配

制造、电商、工程等不同行业采购流程差异显著，甚至生产与非生产行业的采购流程差异很大。

3. 与其他系统的集成能力

要能无缝对接现有ERP/财务系统、仓库系统、OA、固定资产系统等。

4. 是否有成熟客户案例

同行企业成功应用，最具说服力。

一个优秀的采购管理系统不是形式化工具，而是推动采购过程从“经验导向”转型为“数据驱动”与“流程驱动”的核心工具。

它可以帮助企业内外高效协同、降低采购成本、有效控制风险，并提升供方质量。