这几年实施了很多采购项目，说实话，越发觉得：企业的采购流程不是没有，而是没人真正弄清楚。
许多企业在探讨采购优化时，首先考虑的是：
“是否需要上线个采购系统？” “是否需要进一步严控审批流程？”“是否建立集采中心？”
实话讲，如果连自己企业采购流程没理明白，就别想降本提效、控制风险了，因为你根本不知道“成本”和“风险”出在哪儿。
所以今天，我们和大家探讨采购流程究竟是什么样的，以及它如何环环相扣地影响企业运营。
若您是企业负责人，或负责采购、财务、行政工作，这篇文章可能对您有帮助。
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一、采购不仅是“询比价、下订单、签合同、结算付款”
问10个企业老板“采购流程怎么做？”，有9个都会答：
“某某部门提需求，采购找供应商询价、签合同审批，然后下单付款。”
流程听起来合理顺畅，但细问：
- 需求是谁提的，有无记录可查？
- 对比了几家供应商，有议价记录且可追溯吗？
- 合同归档没，条款审核过吗？
- 收货验收没，账实相符吗？
- 为何月底超预算了？
这些问题，多半答不上来。
实际采购流程并非简单“下订单、收货付款即可”，而是涵盖从“需求审批”至“询比价”、“合同签订”再到“结算付款”的完整链条，各环节紧密相连，缺一不可。
我们先梳理整个采购流程，再逐步拆解分析：
二、采购流程包含六步，每步都有风险点
第一步 采购需求
需求提出阶段最易被忽视。
设备部突然要采购设备、IT反馈要买电脑打印机，甚至领导要求更换供应商，都能启动采购流程。
问题如下：
- 提交需求的方式是什么？通过系统提交需求、口头沟通还是通过Excel填写？
- 是否有专人审核需求的合理性？
- 是否有明确的预算范围？属于计划内项目还是临时增加？
源头没控制住，后面再省也没用。
例如：某公司当前并无预算，生产部门却临时申请采购一批“紧急物资”，因财务未做相关预算，最终只能“先行垫付”，这不仅带来资金风险，还涉及合规问题。
采购需求提交后，便进入审批环节：该项目需不需要采购，谁来决定？
- 每档采购金额是否对应不同的审批权限？
- 不同的采购物品种类是否有对应的审批流程分支？
- 审批流程靠人工催促推进？是否领导不在流程就卡在那里？
所以还有一个风险点：缺乏审批记录、流程乱，导致出问题责任难以界定。
曾有客户的审计部在审计时发现一张金额超50万元的订单，竟无任何审批记录，业务经理仅以“领导已口头同意”回应，那责任该由谁来承担？
第二步 采购寻源
我们用询比价来说明。
不少公司在比价环节仅流于形式，虽会向3家供应商要报价，但实际早已选定特定供应商。
然而，真正规范有效的比价流程需满足以下几点：
- 每家供应商的报价都有记录、可追溯（不能随意删除）；
- 采用统一格式进行报价对比（明确标注是否含税、是否含运费以及交付周期等关键信息）；
- 有专人进行初步筛选和商务评审（不能仅以价格作为唯一比较标准）。
当前阶段的关键在于“花钱是否物有所值”，而非单纯选择“价格最低”。
若忽视对服务能力、交付周期、后期维护的综合评估，仅选择低价，最终可能陷入交付延期两个月、产品返修率超标等困境，导致局面难以收拾。
第三步 签署合同
如果签合同时考虑的简单，后续补救将十分棘手。
- 合同模板由谁负责管理？是否经过法务审核？
- 合同中的付款条件、交付节点及验收标准是否完备？
- 是否有部分采购仅凭报价单而未签订正式合同？
这一步重点在于“风险博弈”：供应商出问题，我们有约束措施吗？内部计划变更，会有违约风险吗？
我们曾遇到某公司因合同里未明确“交付时间延误的惩罚条款”，最终供应商拖延了两个月才完工，而公司仅能“协调处理”，所有损失只能自行承担。
第四步 收货、验收、入库
这一步常常是流程中的“薄弱环节”， 具体来说：
- 由谁来负责收货？是否有规范的收货单据？
- 货物与账目是否相符？型号和数量是否准确无误？
- 设备是否已经过调试？是否有相应的试运行记录？
不少企业存在这样的状况：物料送达仓库后，现场人员虽已收货，却未在系统里登记。月底财务对账时，业务部门说“物料已收到”，却拿不出相关单据。此时发票虽已开具，但整个流程并未走完，这种情况一旦被审计，就会暴露严重的流程和管理问题。
第五步 结算付款
这一步，涉及两个关键的问题：保障资金安全和财务合规，具体而言：
- 付款流程是否严格依照合同执行？
- 是否存在收货单、发票以及合同“三单一致”的情况？
- 付款申请记录是否完备可查？
问题容易卡在这：合同明确约定了“分期付款”，可业务部门因急于推进项目，要求尽快结清款项，财务被催得焦头烂额。最终导致货物尚未全部收齐、质量也未全面验收，款项却已全额支付。
要明白，付款可是你手中最后的“控制砝码”，一旦钱付出去，所有采购环节的风险就都成了难以解决的“历史遗留难题”。
第六步 归档和可追溯
最后，采购过程中的所有单据和文档，如：采购需求、审批记录、比价历史、合同订单、收货单、发票、付款凭证等各类单据，是否有一套标准的归档制度？
- 是电子存档？还是打印文件存档？
- 由谁来负责归档工作？是否定期审核？
- 是否方便查找？项目结束后，能否完整地调出所有相关记录？
归档并非为了“以防万一”，而是要为后续的追责问责、款项结算以及经验总结与复用提前做好准备。
三、流程理清楚，才能提效率、降成本、控风险
读完上述7个步骤，便会发现：采购流程理不清，则根本无法实现“降成本”— 你甚至不知道资金的具体支出情况。
控风险的关键步骤：
- 审批需求 → 确保支出合理合规
- 合同条款 → 规避交付争议，保障双方权责明晰
- 收货验收 → 防范虚假账目，杜绝虚报行为；
- 归档记录 → 实现流程闭环，确保问题可追溯、责任可追究
降成本的关键步骤：
- 严控采购需求 → 剔除不必要采购，避免无效支出
- 寻源+评审双机制 → 确保同等投入下，买到更优商品与服务
- 合理的付款 → 精准把控付款节奏，牢掌交易主动权
由此可见，实现“采购优化”的核心，不仅仅在于有合适的采购系统，还在于：是否真正将流程中的每个关键环节都打通、落实、理顺了。
四、归根结底：采购流程顺畅无阻，企业运营才能稳如磐石
当下，不少企业老板虽口口声声强调“控制成本、降本增效”，但在实际审批采购单时，却依旧随意签字，全凭主观判断；业务部门总抱怨“流程繁琐复杂”，可实际上却从未真正按流程操作过一次；财务部门则常常处于事后补救的状态，审核工作浮于表面，最终导致账实不符的情况频发。
说到底，问题并非出在系统本身，而是从一开始，采购流程就没有梳理清晰，更没有人将其切实执行到位。
反观那些真正表现出色的企业，在采购管理方面有着共同的认知：
- 先搭建起标准化的采购流程，
- 再引入数字化工具加以辅助，
- 确保全体人员理解流程逻辑并积极配合，这才是采购管理真正“落地”的关键！