企业在采购管理过程中，常面临以下难题：
- 新供应商引入依赖人脉推荐，缺乏准入评估机制；
- 报价渠道多样（邮件、微信、口头等），数据难以留存整合；
- 对账依赖Excel，导致财务、采购、需求三方数据不一致；
- 供应商绩效考评（交期、质量、服务等）主观性强，依赖采购人员个人判断。
上述问题的根源并非流程缺失，而是流程未实现数字化管理。
今天，我来和大家探讨一下：
如何使用采购管理系统（SRM），将供应商准入、报价、发货、对账以及绩效评估这几个关键环节串联起来，实现整个供应商体系的数字化、系统化管理？
文章中使用到的采购管理系统，可直接注册使用：鲸采云SRM – 立即注册
一、为什么供应商管理要实现数字化转型？
我们先不探讨系统方案，先直面一个现实：
在今天，为何传统的靠“人工监督”来管理供应商的方式越来越不起效了？
关键在于，外部环境已经发生了变化。
- 供应链复杂度攀升：企业供应商数量少则几十家，多则几千家，仅靠Excel难以全面管理供应商资质、品类、风险、及合作历史；
- 信息碎片化加剧：过去采购只需对接几个关键供应商，如今却需跨地区、跨时区沟通，微信、邮件不断，效率低且易出错；
- 合规与成本管控受重视：供应商资质问题、价格异常或账务差错一旦发生，经手人就得担责。
由此可知，供应商管理数字化不是可选，而是企业生存必需。SRM系统能将“人工监督”管理升级为“流程+数据”的科学管理。
二、SRM系统是什么？
SRM，即采购管理系统，也叫供应商关系管理系统，其核心功能为：
将企业与供应商间的全流程协作迁移至线上，构建闭环管理体系。
它覆盖供应商全生命周期管理场景，从供应商入驻审核，到报价协同、对账结算自动化，再到绩效评估与优化，所有业务环节实现数字化管控。
它能解决哪些问题？
- 防止信息混乱：供应商资质、合同、订单、发票的统一管理；
- 报价公开透明：询比价、招投标、竞价全流程在线记录，便于追溯；
- 对账高效准确：收货、开票、结算付款一键对账，减少人工操作与误差；
- 绩效客观评价：以数据为依据，避免主观印象评分。
简而言之，SRM并非华而不实的系统，而是提升供应商协作效率、优化流程并增强结果可控性的专业工具。
三、如何逐步实现四个关键流程“线上化”管理？
第一步：供应商准入 —— 从注册、认证到审核的自助化、线上化管理
以前供应商入驻的流程是怎样的？靠填写大量表格、盖章确认、邮箱反复沟通、电话催促，流程进展得靠主动询问，入驻结果靠猜测。
如今SRM系统上线后，情况有何变化？
- 供应商注册：供应商收到注册链接后，进入平台完成基本信息填写，如上传营业执照、开户信息等相关资质（支持OCR自动识别）；
- 审核流程由系统自动触发：业务部审核资质，财务审核税号信息，法务审查合同条款，系统按预设规则自动流转，无需人工干预；
- 结果自动通知：系统记录通过/打回状态，资质有效期提醒及到期自动预警。
线上化管理的好处：
- 无需在群里反复催供应商提交资料；
- 企业资料实现统一归档管理，避免后续重复索要；
- 审核流程全程留痕，可追溯且符合合规要求。
第二步：报价管理 —— 告别微信沟通，实现比价透明合规
你是否也遇到过这样的状况：频繁收到“请发一份报价单过来”“这个报价和昨天的是不是一样”“为何不同供应商的报价相差20%”这类询问……问题接踵而至。
SRM系统如何实现报价管理：
- 询价过程一键发起：采购员在系统内发起要采购的项目，系统自动向多家供应商发送通知；
- 供应商在线报价：供应商在线提交报价后，系统自动生成对比报表，并标注最低报价、高性价比及历史价格参考等；
- 审批与中标通知：审批人在线完成审批流程，供应商实时获取审批结果及中标通知。
另外：支持设置报价时限、限定议价轮次，并支持招投标、竞价等寻源方式。
上线后的效果：
- 不用担心报价单丢失；
- 报价历史可追溯，随时可查；
- 报价规则标准化，杜绝灰色操作。
第三步：对账、付款结算 —— 从人工核对到系统自动化处理
对账过程难、繁琐不堪，且误差频发……每到月底，财务和采购部门都倍感头疼，供应商更是频繁来电催促付款。
使用SRM系统后：
- 系统智能生成对账单：按照“订单+收货+发票”三单合一机制，自动整合生成待对账明细；
- 供应商在线核验确认：供应商线上一键确认，如有问题自动触发沟通机制；
- 全流程自动化付款：支持发票自动识别和验真，确认后，系统生成付款计划单，财务按预设规则付款，供应商可实时在线追踪付款进度。
系统还支持：
- 欠款、预付款及尾款的全程跟踪管理；
- 针对红冲发票、发票作废等情况自动发送提醒通知；
- 对数据匹配不一致的条目进行高亮标注显示。
上线SRM效果：
- 对账流程自动化，无需人工整理清单；
- 收货环节明确责任人，由实际收货人进行确认；
- 系统集成发票、合同与付款单据，实现全流程数据贯通，提升效率并降低出错。
第四步：供应商绩效考评 —— 由“拍脑袋决策”到“数据支撑”
采购人员是否常这样主观评价供应商：“服务态度一般，暂评65分”、“交货延迟，给予差评”。
而在SRM系统中，绩效评估应该：
- 明确评分维度并设定标准：可选取交期达成情况、产品合格率、响应时效、沟通配合度等作为评分维度，每一维度设置权重；
- 数据自动采集：系统从各类单据，如采购订单、收货单、退货单、投诉单中提取数据，并依据既定规则自动评分；
- 人工辅助评审：由项目采购人员或验收人员进行最终评分审定，同时添加详细备注说明。
结果如下：
- 绩效考评可视化展示；
- 排名前5的优先选择；
- 连续两次考评不及格，供应商整改。
上线SRM效果：
- 杜绝人情评分；
- 数据为凭，有据可依；
- 绩效推动供应商提升，降低风险并提高合作效率。
四、听起来不错，但SRM实施起来难吗？
“系统没问题，就是难落地”，这话我都听腻了。
其实，难的不是系统，而是“人和流程”没理顺。
1. 采购过程缺乏标准规范
若不先把业务流程理清，SRM系统就如同空中楼阁，根本无法有效搭建与落地。
应该：
- 绘制“采购-收货-对账-付款”流程图，明确各环节负责人、审批人及确认人；
- 界定系统接口：明确系统对接对象（ERP或OA），以及付款与审批的流转路径（财务或费控系统）。
2. 供应商配合度不够
部分小供应商抗拒使用系统，理由为操作繁琐、不适应。
应对措施：
- 开展操作培训；
- 系统可在手机端使用；
- 实施激励政策（如系统报价优先处理、系统对账可享提前付款）。
3. 内部有阻力
部分老员工抗拒使用系统，认为“原有方式运行良好”。
应对建议：
- 初期避免全面推行，选择单一部门或产品类别开展试点；
- 试点取得成效后，再分阶段扩大应用范围；
- 选几个核心业务负责人担任内部推动者。
五、总结：关键不在于是否有用，而在于敢不敢用
SRM系统可不是“可有可无”的辅助工具，而是推动采购团队转型的核心手段。重点不在于能否实施，而在于是否敢于踏出第一步。
综上所述：
供应商管理需有标准化流程，寻源报价靠数字化系统，结算付款要线上协调，绩效考核依赖数据支撑。
以上四步做到，采购团队既可实现数字化转型的第一步。
若你正准备上线SRM或推进采购流程数字化，可从“准入-报价-对账-绩效”四步入手，逐步推进，形成闭环。
运行后你会发现：
- 流程全透明；
- 部门不扯皮；
- 供方结构很优质；
- 采购部门掌控全链条。