京西智行 x 鲸采云 | 汽车零部件行业采购数字化新标杆
一、客户简介
京西智行（北京）汽车电子科技有限公司，专注于汽车电子领域的核心技术研发与产品制造，深耕车载电子控制系统、智能驾驶辅助设备等核心业务，服务于国内外主流车企与汽车零部件供应商。凭借过硬的技术实力与严苛的品质管控，京西智行在汽车电子行业快速崛起，随着业务规模的持续扩张，对采购流程的规范化、供应商管理的高效化、跨系统协同的顺畅化提出了更高要求。
二、项目背景
作为汽车电子行业的创新型企业，京西智行在采购管理过程中面临着诸多行业共性痛点：供应商准入流程繁琐，信息传递效率低；传统竞价模式灵活性不足，无法充分激发供应商竞争活力；合同管理与ERP系统数据割裂，附件传递与信息同步依赖人工；供应商操作指引不清晰，合作体验有待提升。这些问题不仅影响采购效率，还制约了供应链的稳定性与成本管控效果。
为破解管理瓶颈，实现采购全流程的数字化升级与供应链的高效协同，京西智行经过多轮调研对比，最终选择鲸采云采购管理系统。双方基于企业实际业务需求，量身定制涵盖供应商准入、竞价管理、合同协同等核心环节的解决方案，打通系统数据链路，优化采购业务流程，为企业高质量发展筑牢供应链基础。
三、业务挑战
- 供应商准入流程低效：供应商信息收集依赖线下沟通或分散表单，信息传递不及时，管理员审核流程繁琐，准入后需手动录入供应商档案，易出现数据差错。
- 竞价模式缺乏灵活性：传统竞价设置固定结束时间，无法充分调动供应商报价积极性，排名靠后供应商缺乏二次竞争机会；报价金额无千分位显示，未含税报价规则不明确，易产生理解偏差。
- 跨系统协同衔接不畅：ERP系统的采购订单（PO）无法自动同步至鲸采云，需手动上传附件，合同信息与ERP数据无法互通，增加重复工作量与出错风险。
- 合同签订方式单一：仅支持线上或线下单一签订模式，无法满足不同供应商的操作习惯；电子签对接不完善，无法实现自动落章，合同推进效率低。
- 供应商服务支持不足：供应商操作手册简洁，缺乏详细指引，注册阶段无便捷下载渠道，新供应商上手慢，沟通成本高。
- 竞价风险管控缺失：竞价模式未设置保证金功能，无法有效约束供应商报价行为，存在恶意报价、中标后弃标等风险。
- 流程适配性不足：现有采购流程与企业内部管理体系不契合，流转环节不合理，影响内部协同效率。
四、解决方案
鲸采云针对京西智行的核心痛点，结合汽车电子行业采购特点，打造了 “个性化定制 + 系统对接 + 全流程优化” 的数字化采购解决方案，覆盖供应商准入、竞价管理、合同协同等核心场景，实现采购流程规范化、协同高效化、风险可控化。
（一）供应商准入规范化，信息同步自动化
- 邀请制注册准入：采用 “链接邀请” 模式，管理员向意向供应商发送专属注册链接，供应商在线填写企业基本信息、资质文件等资料后，系统自动将申请信息传入鲸采云。管理员在线审核，审核通过后自动同步至供应商档案，无需人工录入，确保信息真实准确，大幅缩短准入周期。
- 操作手册便捷获取：在供应商注册界面显著位置设置操作手册下载链接，手册内容详细覆盖注册流程、报价操作、合同签订等全环节，帮助新供应商快速上手，降低沟通成本。
（二）竞价管理优化，激发竞争活力与风险管控
- 动态竞价规则设计：摒弃固定结束时间模式，竞价开始后供应商自由报价，系统实时显示排名；出现第一名报价后启动倒计时，排名靠后的供应商可继续报价，新第一名产生后自动刷新倒计时，充分激发供应商竞争积极性，实现采购成本最优化。
- 报价规则标准化：竞价报价以未含税金额为准，金额显示自动添加千分位符，清晰直观，避免因报价规则不明确产生的争议。
- 保证金机制落地：新增竞价保证金功能，供应商参与竞价前需按规则缴纳保证金，中标后按约定履约可退还，未履约则按规则处理，有效约束供应商报价行为，降低恶意报价与弃标风险。
（三）合同管理协同化，系统对接无缝化
- SAP 系统深度对接：实现鲸采云与 SAP 系统的数据互通，SAP 中的采购订单（PO）自动同步至鲸采云合同管理模块，以附件形式留存，合同信息与 SAP 数据实时联动，避免人工上传遗漏与数据不一致。
- 多模式签订与电子签适配：支持供应商线上线下双模式签订合同，满足不同供应商操作习惯；对接 e 签宝电子签平台，合同审批通过后可实现自动落章，无需人工干预，大幅提升合同签订效率，确保签订流程合规可溯。
（四）流程个性化搭建，契合内部管理需求
基于京西智行内部管理体系与采购业务流转特点，量身设计采购流程，涵盖需求提报、寻源竞价、合同签订、履约验收等全环节，优化审批节点与流转逻辑，确保流程契合企业实际运营需求，提升内部协同效率。
五、项目总结
京西智行通过引入鲸采云采购管理系统，成功实现了采购全流程的数字化升级与供应链协同优化，解决了长期以来的准入低效、竞价不活、合同协同不畅等痛点，取得了显著成效：
- 采购效率大幅提升：供应商准入周期缩短 60%，竞价流程效率提升 50%，合同签订周期缩短 70%，全流程人工操作减少 80%，让采购团队聚焦核心业务，响应速度显著提升。
- 成本管控成效显著：动态竞价模式充分激发供应商竞争活力，采购成本平均降低 15%；保证金机制有效规避恶意报价风险，保障采购活动有序开展。
- 跨系统协同顺畅：SAP 与鲸采云数据无缝对接，合同附件自动同步，数据差错率降至 1% 以下，减少重复工作量，提升财务核算准确性。
- 供应商体验改善：邀请制注册、详细操作手册、双模式合同签订等优化，让供应商合作流程更便捷，满意度显著提升，供应链稳定性增强。
- 内部管理更趋规范：个性化搭建的采购流程契合企业内部管理需求，审批留痕、流程可溯，确保采购活动合规透明，为管理层决策提供精准数据支撑。
鲸采云凭借灵活的个性化定制能力、强大的系统对接实力与专业的服务支持，成功助力京西智行破解采购管理难题，打造汽车电子行业采购数字化标杆。未来，鲸采云将持续跟进企业业务发展需求，不断优化系统功能，为京西智行的供应链升级与全球化发展提供坚实的数字化支撑。