一、企业简介

泡泡玛特，中国潮玩行业的领军品牌，以 “创造潮流，传递美好” 为品牌使命，凭借独具创意的 IP 孵化与运营能力，构建了涵盖潮流玩具、文具、家居用品等多品类的产品矩阵，门店与机器人商店遍布全国乃至全球多个城市，成为年轻消费者追捧的潮流文化符号，持续引领行业发展与消费升级。

二、项目背景

随着泡泡玛特业务规模的持续扩张、门店网络的快速布局以及机器人业务的广泛落地，采购管理与资产管理面临着多系统协同、多场景适配的复杂挑战。不同业务线、不同部门的采购需求分散，资产类型多样且分布广泛，涉及门店运营、IT 设备、行政资产等多个维度，传统管理模式下存在数据孤岛、流程割裂、响应滞后等问题，严重影响了企业运营效率与决策精准度。

为破解这一困境，泡泡玛特经过多轮对比与筛选，最终选择鲸采云采购管理系统，依托其强大的系统集成能力、灵活的个性化配置功能以及全流程数字化管理方案，打通采购、财务、资产、人事等多系统数据链路，构建覆盖采购全生命周期与资产精细化管理的一体化平台，助力企业实现数智化转型。

三、业务挑战

1. 多系统数据协同不畅：

泡泡玛特需对接费控、财务、OA、HR等多个外部系统，涉及采购单据生成、基础数据同步、业务流程联动等多重需求，各系统数据标准不统一、接口不兼容，导致数据重复录入、信息传递滞后，形成数据孤岛。

2. 采购与请款流程割裂：

采购订单与支出请款单（含合同与无合同场景）、日常报销单的衔接缺乏自动化机制，需人工手动录入与核对，不仅效率低下，还易出现数据差错，影响财务核算准确性。

3. 供应商管理流程复杂：

供应商注册需填写统一信息代码并自动匹配系统内信息，同时需根据是否同步信息设置不同条件分支，涉及门店、IT、自动化等多个业务部门，传统管理模式难以满足流程规范化与高效化需求。

4. 资产管理场景多元且精细：

门店与集配中心资产分布广泛，需支持以使用人为核心的委托盘点、全任务监控与权限分配、盘点单统一下发与快捷创建（导入 / 拆分 / 盘点项目）等功能；IT 与行政部门需通过 RFID 技术实现高效盘点，同时资产内购处置需支持移动支付，管理员交接需自动发起单据并完成资产确认，传统资产管理工具无法覆盖全场景需求。

5. 人员与组织架构联动不足：

新员工入职需通过姓名及手机号自动匹配架构内员工，人员 base 地需与系统基础资料区域绑定并自动带出至业务单据，ERP 部门 / 门店编码需与飞书部门关系映射，现有管理模式依赖人工操作，易出现信息错配与更新不及时问题。

6. 项目实施复杂度高：

因为蓝图方案设计阶段需求的精细和开发项的变多，整体跟进难度增大，用户 UAT 测试涉及多个业务方，所以测试周期根据情况延长，并且要提供多次培训与详细操作指引文档，对系统实施的专业性与适配性提出极高要求。

四、解决方案

鲸采云采购管理系统针对泡泡玛特的业务特点与核心需求，打造了 “系统集成 + 流程自动化 + 资产精细化管理” 的一体化解决方案，依托灵活自定义的系统配置与灵活的接口配置能力，实现全流程数字化、多系统无缝协同、多场景精准适配。

（一）全系统集成方案，打通数据链路

1. 费控系统集成：

实现采购订单与支出请款单（有合同 / 无合同）、日常报销单的自动对接生成，无需人工手动录入；同步收款信息、付款主体等基础数据，确保采购与财务数据实时一致，提升请款与报销效率。

2. 财务集成：

同步商圈数据作为区域基础数据，完成门店基本信息及地址数据的自动同步，为机器人业务场景提供精准的基础数据支撑，保障业务开展的连贯性。

3. OA系统集成：

全量同步供应商信息，满足资产场景信息需求；实现询价结果确认后自动推送创建采购申请单，打通询价与采购申请的流程闭环；同步合同信息，确保采购业务与合同管理数据互通；针对供应商注册场景，开发统一信息代码自动匹配功能，根据是否同步信息设置差异化条件分支，适配门店、IT、自动化等多部门需求。

4. HR系统集成：

将人员 base 地与系统基础资料区域进行绑定，在业务单据中自动带出相关信息；同步 ERP 部门 / 门店编码，并建立与飞书部门的关系映射，满足门店与集配中心对接的数据需求，实现人事数据与业务系统的无缝联动。

5. 飞书与数据连接器集成：

通过数据连接器，实现新员工入职时通过姓名及手机号自动匹配架构内员工，简化入职流程；支持单点登录与组织架构实时同步，确保人员信息更新及时，权限分配精准。

（二）采购全生命周期数字化管理

1. 采购申请自动化：

基于泛微 OA 询价结果自动生成采购申请单，支持分散采购与集中采购模式，适配 IT 等部门的个性化需求，减少人工干预，提升采购申请效率。

2. 供应商管理规范化：

搭建统一的供应商管理模块，支持供应商注册信息自动校验、系统内信息匹配与条件分支流转，实现供应商从注册、审核到合作全流程的规范化管理，保障供应商信息的准确性与完整性。

3. 请款与报销一体化：

打通采购订单、合同、支出请款单、报销单的数据流，实现 “采购 - 请款 - 报销” 全流程自动化衔接，数据实时同步至财务系统，确保财务核算精准高效，降低人工差错率。

（三）资产精细化管理方案

1. 全场景盘点功能：

支持以使用人为角度的委托盘点，满足门店与集配中心资产分布广泛的盘点需求；提供盘点任务全流程监控与权限分配功能，确保盘点责任到人；支持盘点单统一下发、导入、拆分及盘点项目自定义，提升盘点灵活性与效率；针对 IT、行政部门，部署 RFID 盘点方案，结合手机移动端扫码盘点，实现资产快速清查，准确率高、劳动强度低。

2. 资产内购与交接管理：

搭建资产内购处置模块，支持内购资产列表展示与移动支付功能，满足行政部门资产内购需求；设计门店管理员自动交接流程，自动发起交接单据，经资产确认后完成交接，保障资产交接过程规范可追溯。

3. 资产全生命周期追溯：

建立资产数字化台账，整合资产基本属性、使用信息、财务信息、维保记录、历史变动等全维度数据，实现资产从采购入库、领用、调拨、盘点到处置的全生命周期可视化管理，确保资产履历清晰可查。

（四）项目实施保障体系

1. 定制化蓝图设计：

组建专业实施团队，包括项目经理、系统顾问、开发工程师、培训师等，针对泡泡玛特多元需求，开展全面的需求调研与分析，优化蓝图方案设计，合理分配工作量，确保方案贴合业务实际。

2. 分阶段开发与测试：

采用迭代式开发模式，针对增多的开发项制定详细跟进计划，分模块推进系统开发；组织各业务方全面参与测试，及时收集反馈并优化调整，确保系统稳定性与功能适配性。

3. 全方位培训支持：

编制详细的操作指引文档、视频教程等培训资料，根据不同部门、不同岗位的使用场景，开展多次专项培训，确保用户快速掌握系统操作，提升系统使用率与应用效果。

4. 持续优化与运维：

建立长效沟通机制，实时响应业务需求变化，对系统进行持续优化升级；提供专业的运维支持，及时解决系统使用过程中出现的问题，保障系统稳定运行。

五、项目总结

泡泡玛特通过引入鲸采云采购管理系统，成功构建了覆盖采购全生命周期与资产精细化管理的数字化平台，实现了多系统数据打通、业务流程自动化、管理场景全适配，取得了显著的管理成效：

1. 数据协同效率大幅提升：

打通费控、财务、OA 等多系统数据链路，消除数据孤岛，实现基础数据、业务数据实时同步，数据录入工作量减少 70% 以上，信息传递滞后问题彻底解决。

2. 采购与财务流程高效衔接：

“采购 - 请款 - 报销” 全流程自动化，采购订单自动生成请款单与报销单，财务核算准确率提升至 99%，请款与报销周期缩短 60%，极大降低了财务人员工作负担。

3. 资产管理精细化水平显著提高：

RFID 盘点方案与多模式盘点功能的应用，使资产盘点效率提升 80%，盘点差错率降至 1% 以下；资产全生命周期可视化管理，有效盘活闲置资产，资产利用率提升 30%，管理员交接流程规范化，资产追溯更便捷。

4. 人员与组织管理更趋规范：

新员工入职自动匹配、人员信息与业务单据自动联动，减少人工操作失误，组织架构与人员数据更新及时性提升 95%，为业务开展提供精准的数据支撑。

5. 项目实施成效超出预期

通过定制化蓝图设计、分阶段开发测试与全方位培训支持，系统顺利上线并稳定运行，各业务方满意度较高，后续将依托鲸采云的灵活扩展能力，持续适配业务迭代需求，为泡泡玛特的全球化发展与数字化转型提供坚实保障。

鲸采云采购管理系统凭借强大的集成能力、灵活的配置功能与专业的实施服务，成功助力泡泡玛特破解了多场景、多系统协同下的管理难题，实现了采购与资产管理的数智化升级，成为潮玩行业数字化转型的标杆案例。未来，鲸采云将继续深耕行业需求，不断优化产品与服务，为更多企业提供一站式数字化管理解决方案。